Эксперт по внедрению систем управления складом (WMS)
Влияние взаимосвязи и взаимозависимости складских процессов на эффективность работы склада
Даже самый эффективно функционирующий склад рано или поздно сталкивается с проблемами в своей работе. На сегодняшний день в Сети существует множество инструкций и советов о том, как правильно организовать работу склада и наладить эффективные процессы. К сожалению, по большей части это переписка одного и того же: формул, расчетов, коэффициентов. Эта информация, бесспорно, является полезной, но она в то же время носит общий характер и не привязана к особенностям конкретного склада с абсолютно конкретными процессами. Поэтому, для более эффективного решения проблем склада требуется не только теоретическая основа, но и практические наработки и примеры применения этих инструкций и советов.
Проектный опыт работы по оптимизации работы складов позволяет выделить некоторые группы типовых проблем, которые приходится решать чуть ли не каждому складу. К таким группам можно отнести:
- снижение скорости выполнения операций;
- снижение качества выполнения операций;
- увеличение количества брака, потери товара;
- нехватка места на складе;
- неэффективное распределение персонала.
В каждой из перечисленных групп выделяются конкретные проблемы, например снижение скорости выполнения операций может выражаться в:
- увеличении времени приемки;
- задержках при комплектовании заказов;
- простое транспорта на воротах;
- увеличении времени проведения инвентаризации и т.д.
В целом, в решении проблем склада я бы выделил на два глобальных способа:
- реорганизация бизнес-процессов в целях повышения их эффективности;
- использование качественного программного обеспечения.
На мой взгляд, к вопросу приобретения и настройки программного обеспечения для автоматизации и управления складом следует приступать исключительно после реорганизации бизнес-процессов. Автоматизация неэффективных процессов неизбежно приведет к напрасной трате денег и времени.
Что касается повышения эффективности процессов, то для начала следует провести тщательный их анализ, выявить узкие места и те проблемы, которые негативно влияют на работу склада. Далее, следует установить причины проблем и принять меры к их решению.
Для выявления неэффективных процессов необходимо понимать, как именно должен выглядеть эффективный процесс с точки зрения склада. Если склад применяет в своей работе некие показатели эффективности и осуществляет мониторинг качества работы, то можно применить эти показатели. Другой способ – применить в качестве ориентира отраслевые показатели эффективности работы, соответствие которым является рекомендованным, но не обязательным.
В качестве примера приведу показатели, применяемые мною при анализе работы склада:
- использование площади склада;
- использование объема склада;
- равномерность товарных потоков
- эффективность использования складской техники;
- эффективность использования объемов товароносителей и тары;
- использование рабочего времени сотрудниками склада, время простоя сотрудников;
- непроизводительные операции;
- производительность склада при сборке заказов;
- качество сборки заказов (по заказам, строкам);
- доля бракованной продукции и другие.
Есть рекомендованные значения, применяемые к разным отраслям. Если полученный в ходе анализа показатель отличается о рекомендованного – это говорит о проблеме.
Существуют разные подходы к решению проблем склада, но в большинстве случаев они приводят лишь к временному эффекту. Через определенный период времени проблема появляется снова. Склад понимает, что принятые меры дали лишь временный результат и попадает в ситуацию, когда работа проделана, но проблема снова вернулась. Становится ясно, что повторность применения меры приведет со временем к тому же эффекту.
Вывод: выявление проблемы и принятие меры к ее решению может дать лишь временный эффект. Причина этого кроется в том, что наличие проблемы может быть обусловлено рядом факторов, лежащих за пределами самого проблемного процесса.
Приведу пример из собственной практики. Склад столкнулся с проблемой, когда комплектовщики не успевают в течение смены собрать все заказы и остаются на сверхурочную работу. Это приводит к затратам склада на простой транспорта и оплату сверхурочного труда сотрудников. На первый взгляд решить проблему можно увеличением количества комплектовщиков либо их стимулированием передвигаться быстрее. Склад был готов даже организовать работу ночной смены, что привело бы к еще большим затратам.
Анализ работы склада по перечисленным выше и используемым мною коэффициентам эффективности показал наличие ряда других недостатков в работе склада, которые и стали причиной задержек при комплектовании. К ним относятся:
- неэффективность использования складской техники и ее замена ручным трудом;
- отсутствие правильной стратегии размещения товара, в частности, игнорирование класса оборачиваемости: паллеты размещались в любые свободные места, что существенно увеличивало время пополнения зоны комплектования, т.к. товар постепенно свозился со всего склада. Как следствие – затягивание процесса комплектования;
- низкий показатель производительности сотрудников.
Выходит, что для решения проблемы задержек в комплектовании следует решить и ряд других проблем, касающихся смежных процессов. В противном случае, любое другое решение даст лишь временный эффект.
Таким образом, любой складской процесс функционирует лишь во взаимосвязи со смежными процессами. Разработанный и применяемый мною подход к анализу работы склада основан именно на этом принципе. Поэтому, при анализе эффективности работы склада я рекомендую не ограничиваться поиском причины неэффективности какого-либо процесса только в нем самом. Расширяя рамки анализа, следует изучать влияние связанных процессов на проблемный.
Пример практикуемого комплексного подхода при анализе работы склада
Это – реальный кейс работы реального склада, эффективность которого довелось анализировать. До начала анализа склад не предоставил мне никакой информации о проблемах, хотя их список уже был составлен и склад работал над их решением. То есть, была цель сравнить видение руководства склада с итогами моего анализа.
Анализ эффективности работы склада выполнялся в два этапа:
- анализ по основным показателям эффективности;
- изучение складских процессов на месте посредством погружения.
Для расчета показателей коэффициентов эффективности мною была запрошена информация, касающаяся как физических характеристик склада и товаров, так и ряда статистических данных.
Расчет показателей коэффициентов эффективности показал, что площадь и полезный объем склада используются не оптимально: значения показателей отклонялись от рекомендуемых в меньшую сторону более, чем на 40% и 71% соответственно. Совокупности двух этих показателей достаточно, чтобы выдвинуть первичное предположение о неэффективном использовании выбранной технологии хранения. Это, в свою очередь, может привести к сложностям не только при комплектовании заказов, но и при размещении и выполнении пополнения.
Дальнейший расчет коэффициентов подтвердил эти предположения: использование сотрудниками рабочего времени превысило рекомендуемый показатель более, чем на 17% при том, что производительность при сборке заказов была ниже рекомендуемого значения более, чем на 43%.
В то же время, коэффициент использования техники был выше рекомендуемой нормы более, чем на 40%.
Таким образом, сотрудники и складская техника постоянно заняты, но проявляют при этом низкую выработку.
Проблема выработки была известна складу и оказалась в числе тех, подтверждение которых ожидалось по итогам анализа.
В приведенном примере проблему низкой выработки невозможно решить административно, так как ее причина кроется не в лени сотрудников (или не только в ней), но и в неэффективном размещении товаров на складе. Именно оно приводит к большим пробегам техники и сотрудников.
После проведения аналогичного анализа по другим показателям эффективности и составления первичных выводов, было начато изучение складских процессов посредством погружения в их специфику. В итоге, первичные предположения, выдвинутые по результатам анализа показателей эффективности, были подтверждены и дополнены конкретными примерами, полученными посредством анализа статистических данных.
Некоторые примеры выводов:
- неэффективная организация складской топологии, равно как и неэффективное разделение склада на участки, препятствующие оптимальному использованию складской площади;
- несоответствие используемой технологии хранения объемно-планировочным возможностям склада: объем складского помещения имеет потенциал для полезного использования, к примеру, для размещения дополнительных стеллажей;
- используемые технологии и стратегии размещения и хранения товаров не отвечают изменившимся условиям работы, усложняя выполнение последующих складских операций (пополнение, комплектование). Необходима их актуализация;
- низкая дисциплина труда, отсутствие или несоблюдение регламентов и нормативов по выполнению операций;
- неэффективность или отсутствие системы мотивации персонала;
- неоптимальное количество сотрудников склада, выполняющих отдельные складские операции: количество сотрудников превышает необходимое;
- неравномерное распределение ручного и механизированного труда при выполнении складских операций;
- дефицит складской техники и ПТО, используемых в работе: значение коэффициента использования техники показало, что она находится в постоянной работе;
- несоблюдение класса оборачиваемости при размещении товаров;
- отсутствие или неэффективность системы идентификации товаров при выполнении складских операций.
Добавлю лишь, что перечень проблем, который составил склад на основании своего видения, был намного короче. Не было ни одного слова о неэффективном использовании площади и объема склада, хотя невооруженным глазом и без всяческих расчетов было видно, что, к примеру, третья часть ячеек в зоне комплектования заполнена менее, чем на 25% – и это после выполнения пополнения.
По мнению склада, основной проблемой было завышенное количество комплектовщиков. Но была сложность в установлении причины завышения. Проделанные мною расчеты подтвердили факт завышения количества комплектовщиков более, чем в два раза, а анализ процессов во взаимодействии позволил выявить не только причины, негативно влияющие на эффективность комплектования и производительность при сборке заказов, но и ряд других проблем, на существование которых склад ранее не обращал должного внимания.
