Эксперт по внедрению систем управления складом (WMS)
Соответствие учетных и фактических остатков товаров, синхронизация данных в ERP и WMS
Актуализация данных по товарным остаткам и обеспечение соответствия данных в складской (WMS) и корпоративной информационной системе (ERP) – одна из основных целей автоматизации склада системой управления.
Разница в данных по товарным остаткам может стать не только причиной неполных отгрузок и недовольства получателей, но и привести к конфликтам между коммерческим отделом и складом. Такая ситуация негативно сказывается как на качестве работы компании, так и на ее успешности.
Особо актуальны синхронные проводки документов и идентичные данные по товарным остаткам на тех складах, где хранятся специфические товары, имеющие ряд особенностей и дополнительных характеристик. Это могут быть продукты питания с ограниченными сроками годности, товары, учитываемые по партиям и сериям, одежда и обувь с размерным рядом и т.д. Ведь при сверке недостаточно определить наличие товара, нужно еще добиться наличия товара с определенной характеристикой (к примеру, не просто рубашек, а рубашек 48-размера и т.п.).
В целом, расхождения в данных по товарным остаткам между ERP и WMS могут появиться по следующим причинам:
- товар потерян на складе (сюда же можно отнести и кражи товара);
- есть расхождения между документами в ERP и WMS;
- товар отгружен излишком по одному из последних заказов;
- вместо одного товара (или одного размера, цвета, партии) отгружен другой.
Проблема потери товара на складе особо актуальна при отсутствии адресного хранения. Но мы рассматриваем только те склады, которые автоматизированы системой WMS и, следовательно, используют в работе настроенную систему адресного хранения.
Потери товара на складе могут иметь несколько причин: от неверного выполнения задания системы до падения на другой ярус. Подробно решение проблемы потери товара на складе описано в этой статье.
Причиной расхождений между ERP и WMS может стать проблема с обменом информацией между этими системами. Нерегулярный обмен данными может привести к тому, что движение товара в одной системе не отражается в другой. Отсюда и расхождения в товарных остатках.
Для обеспечения синхронной проводки документов в системах необходимо настроить такую интеграцию между ERP и WMS, которая обеспечивала бы постоянный обмен данными. Помимо этого, документы, выгруженные из одной системы в другую, должны соответствующим образом проводиться. В некоторых системах ERP и WMS это делается вручную, что потенциально может стать причиной расхождений. К примеру, склад принял товар и в WMS был создан документ приемки. Этот документ выгружается в ERP и какое-то время не проводится. Это приводит к тому, что на время отсутствия проводки документа приемки в ERP имеют место расхождения, т.е. товар складом фактически принят, но еще не может быть отгружен, т.к. в ERP его еще нет. Или наоборот: склад отгрузил товар по заказу и выгрузил в ERP факт отгрузки, но документ не был проведен. В итоге товара на складе фактически нет, а в ERP он еще числится на остатках.
Для решения этой проблемы можно настроить автоматическую проводку документов в ERP по факту получения информации из WMS в рамках обмена. Если же до проводки прихода в ERP необходимо провести какие-то действия с товаром (к примеру, контроль качества, экспертизу, отбор проб и т.д.), то приход в ERP можно провести, но при этом оприходовать товар на склад определенного вида, к примеру, склад карантина. После проведения необходимых действий товар может быть перемещен в ERP на тот склад, с которого возможна его продажа.
Полезной также будет периодическая сверка документов и движений между базами, которая сможет своевременно показать проблему и поможет ее вовремя решить. Для проведения такой сверки необходимо в обеих системах иметь эффективный инструмент – настроенную и работающую систему отчетов:
- отчет для сверки товарных остатков между ERP и WMS;
- отчет для сверки товаров по движениям;
- отчет для сверки документов в системах ERP и WMS.
Подробно механизм сверки движений рассмотрен в этой статье.
Что касается двух оставшихся причин, то способы их решения, в принципе, одни и те же. Если есть подозрение на то, что товар отгружен излишком по одному из последних заказов, либо отгружен товар с иными характеристиками, нежели были в заказе, то первым делом склад через менеджера по продажам, обслуживающего данного получателя, может направить получателю официальный запрос с просьбой проверить товар на предмет излишков или неверных характеристик (размеров, цветов, партий и пр.). Но это еще не решение проблемы.
Минимизировать подобного рода ошибки можно несколькими способами:
- организовать маркировку каждой целой единицы товара. В штриховом коде можно также выводить информацию о дополнительных характеристиках: сроке годности, партии и т.д.;
- настроить в WMS необходимость сканирования каждой целой единицы товара (штуки, короба) при пикинге и запретить ввод количества товара с радиотерминала. Эту меру можно применить не ко все товарам, а только к проблемным;
- оптимизировать процессы на складе и организовать контрольные точки, при прохождении которых товар, собранный под конкретный заказ, будет проходить дополнительный контроль на предмет соответствия заказу;
- ввести на складе систему ответственности за излишне отгруженный товар.
В данной статье приведено описание общих мер, которые помогут решить проблему обеспечения соответствия учетных и фактических остатков. Но каждый склад и каждая система WMS имею свои особенности, которые необходимо учитывать при выборе наиболее оптимального и эффективного пути решении проблемы.
Для этого, необходимо свежим взглядом изучить бизнес-процессы на складе и выявить причины расхождений. Ведь, как показывает практика, эти причины могут крыться не только в ошибках склада, но могут иметь и более глубокие корни.
