Эксперт по внедрению систем управления складом (WMS)

Стоит ли внедрять систему управления складом (WMS) на складах материально-технических ресурсов?

При работе над проектами по автоматизации складов системами управления (WMS) часто приходится слышать сомнения по поводу того, нужна ли система WMS складам материально-технических ресурсов (материально-технического обеспечения).

 
Есть два противоположных мнения. Те, кто считает, что WMS таким складам не нужна, мотивируют свою позицию в том числе невозможностью организации адресного хранения и использования радиотерминалов на открытых складах, часто используемых для хранения МТР. Кроме того, они считают, что для покрытия функциональных потребностей складов МТР/МТО достаточно функционала системы учета и необходимости в использовании полноценной WMS на таких складах нет.




Система управления складом (WMS) на складах материально-технических ресурсов

Внедрение системы WMS на складе материально-технического обеспечения

Система управления складом (WMS) для склада МТР/ МТО

Сторонники использования систем WMS на складах МТР/МТО утверждают, что большой ассортимент продукции, физически размещенный в нескольких помещениях и на открытых площадках, особенности обработки продукции и связанные с ними бизнес-процессы, а также планирование и распределение ресурсов не могут управляться при помощи систем складского учета ввиду недостаточности функционала таких систем.

 

Склады, о которых я буду говорить в данной статье, называют складами материально-технических ресурсов (МТР) или складами материально-технического обеспечения (МТО). Для простоты примем вариант «МТР».


Специалисты, скептически относящиеся к целесообразности внедрения систем WMS на складах МТР, мотивируют свое мнение следующими особенностями этого типа складов:

  • организовать адресное хранение на открытых площадках невозможно в силу недостаточности инфраструктуры, а в ряде регионов России этому препятствуют и климатические условия;
  • нет необходимости использовать систему WMS на складах, где сотрудники и без того знают, как выглядит каждая позиция и где она всегда находится (точнее – должна находиться);
  • склады МТР часто размещаются в бывших производственных помещениях, в которых невозможно использовать стеллажи в силу конструктивных особенностей зданий (их полы не рассчитаны на монтаж стеллажей и работу современной складской техники);
  • ресурсы на складах МТР работают не только в помещении, но и на открытых площадках, что затрудняет работу под управлением системы WMS;
  • склады МТР, не автоматизированные системой управления, уже каким-то образом работают, что ставит под сомнение целесообразность затрат на внедрение WMS.

Для того, чтобы оценить целесообразность внедрения и использования систем управления складом на складах МТР, я предлагаю посмотреть на типовые проблемы таких складов и последствия, к которым эти проблемы могут привести. Далее попробуем оценить, способен ли функционал систем складского учета и систем WMS эти самые проблемы решить.

Исходя из собственной практики, я бы выделил десять часто встречающихся проблем складов МТР:

 

  1. нарушение условий хранения МТР и правил товарного соседства (например, при недостаточности места на крытом складе либо при спешке в приемке, МТР, которые следует хранить в помещении, могут размещаться на открытой площадке и наоборот);
  2. неравномерность нагрузки на сотрудников разных складов (если на территории предприятия их несколько) или разных участков в рамках одного склада: на одних складах/ участках может наблюдаться избыток объемов хранения и ресурсов для обработки МТР, а на других – недостаток;
  3. неэффективное использование внутреннего пространства крытых складов, в особенности если эти склады – это переоборудованные производственные помещения;
  4. информация о точных местах хранения МТР содержится только в головах конкретных сотрудников;
  5. сложность в управлении складскими процессами и ресурсами, в особенности, когда склады физически разбросаны по большой территории предприятия;
  6. игнорирование весогабаритных характеристик МТР при планировании операций и при перевозке. Хранение МТР и планирование транспортировок могут выполняться без учета и расчета вместимости и грузоподъемности транспортных средств;
  7. отсутствие точного учета мерных МТР (кабель, провода, шланги и т.д.). Зачастую в системе учета есть данные только о совокупном остаточном метраже по конкретной позиции. Например, 100 метров кабеля, имеющиеся на остатках по учетным данным, могут представлять собой 10 отрезов по 10 метров. Такие остатки кабеля не отвечают потребностям и он переходит в категорию неликвидной продукции;
  8. передача МТР на входной контроль качества и приемка с входного контроля, выполняемого вне склада (в отдельном помещении или здании), может осуществляться без документов или по внутренним бумажным документам и без учета факта передачи в информационной системе;
  9. отсутствие в используемой системе учета инструмента отчетов и аналитики по текущим складским остаткам на всех складах в режиме реального времени с необходимой детализацией по весогабаритным характеристикам, партиям срокам годности и другим особенностям МТР; 
  10. планирование всех операций и ресурсов в ручном режиме и только на основе субъективных знаний и опыта конкретных сотрудников.

Последствия:

  1. риск порчи МТР, обусловленный ненадлежащими условиями хранения;
  2. неэффективное планирование и использование ресурсов внутри склада (предприятия), низкая эффективность использования транспорта, привлекаемого как для внутренних, так и для внешних перевозок;
  3. риск пониженного качества сервиса для внутренних потребителей и риск срыва обслуживания в случае критических нагрузок (срыв планов ремонтов/ строительства и других работ, для которых закупались МТР);
  4. нехватка ресурсов и складских помещений при пиковых нагрузках;
  5. расходы на дополнительные вынужденные перемещения МТР между складами;
  6. расхождения между учетными и фактическими данными о местонахождении МТР на складе или на территории предприятия (если используется несколько складов);
  7. риск возникновения систематических расхождений между учетным и фактическим наличием МТР на складах, а также между учетными и фактическими партиями/ сроками годности МТР;
  8. дополнительные временные и ресурсные затраты на поиск и подбор МТР, в том числе для обеспечения соблюдения учета партии;
  9. создание излишних запасов и расхождений в учёте, когда выполняется закупка МТР несмотря на то, что они имеются на складе/ складах в необходимом количестве. Повышенный риск возникновения неликвидных МТР;
  10. зависимость от конкретных работников складского хозяйства, низкая взаимозаменяемость персонала.

Теперь определим, какими основными функциональными возможностями должна обладать складская информационная система для того, чтобы с ее помощью можно было не только автоматизировать управление процессами и ресурсами, но и решить перечисленные выше проблемы, избежав их негативных последствий:

  • автоматизация управления складскими процессами и ресурсами и организация работы под управлением системы;
  • ведение в системе весогабаритных характеристик МТР, автоматический учет вместимости складов и мест хранения, а также правил хранения и обработки МТР при планировании и распределении задач;
  • настройка и ведение складской топологии с учетом всех физических характеристик помещений, включая ограничения, обусловленные конструктивными особенностями зданий. Использование системы адресного хранения. Сразу оговорюсь, место хранения не обязательно должно быть равно паллете или коробу. На открытых складах система адресного хранения может представлять собой габаритные места хранения, в которых размещаются крупные МТР;
  • идентификация грузовых мест и товароностителей (тары), ведение разных типоразмеров тары в складских операциях (паллеты разных типов, короба разных размеров, бочки, контейнеры и т.д.). Использование уникальных номеров грузовых единиц для точного учета остатков мерных МТР;
  • инструменты для повышения эффективности использования складских мощностей, возможность настройки и использования алгоритмов размещения, сборки МТР. Инструмент для внутренней оптимизации использования складских мощностей и ресурсов;
  • прогнозирование потребности в ресурсах (сотрудниках и технике) с учетом текущих и плановых нагрузок на склад в целом и на отдельные его участки в частности;
  • использование мобильных устройств в работе склада. Если речь идет об открытых складах, то на них можно использовать бумажную технологию, либо технологию голосового управления, которая все чаще и чаще стала внедряться на складах в нашей стране;
  • учет класса оборачиваемости МТР при планировании складских операций;
  • применение системы оперативных отчетов для мониторинга выполнения складских операций в режиме реального времени, в том числе для повышения ключевых показателей эффективности работы склада;
  • применение аналитических отчетов для оценки сроков хранения МТР с целью последующей оптимизации складских запасов и сокращения количества неликвидной продукции.

Очевидно, что изложенный функционал лежит далеко за рамками систем складского учета. Следовательно, этих систем объективно не достаточно для того, чтобы эффективно автоматизировать управление бизнес-процессами и ресурсами на складе МТР. Это делает очевидным целесообразность внедрения полноценных систем управления складом (WMS) на складах материально-технических ресурсов.

Внедрение системы управления складом на складе МТР/МТО способно обеспечить:

 

  • Настройку единого программного решения для управления всеми складами МТР;
  • Автоматизированное управление всеми видами складских операций;
  • Автоматизированное управление складскими мощностями и ресурсами;
  • Ведение учета МТР в нескольких разных единицах измерения;
  • Ведение автоматизированного адресного хранения;
  • Отслеживание прохождения входного контроля поступающих на склад МТР;
  • Управление операциями инвентаризации МТР:
  • Аналитику и отчетность.

Таким образом, возможности, которые дает внедрение системы управления складом (WMS) на складах материально-технического обеспечения, показывают неоспоримые преимущества таких систем над системами складского учета. Выгоды, получаемые от использования систем WMS, способны не только сократить расходы на склад, но и повысить эффективность учета и закупок МТР, что сократит срок возврата инвестиций, потраченных на внедрение системы управления складом.


В этой статье я писал о том, как определить, нужна ли складу система WMS. Воспользуйтесь предлагаемым 5-минутным тестом для оценки необходимости внедрения системы WMS на вашем складе.


Внедрению любой системы WMS должно предшествовать качественное составление функциональных требований к системе. О том, как избежать ошибок при составлении перечня функциональных требований к системе WMS, я писал в этой статье.

 

Предлагаю также воспользоваться услугами независимого эксперта для эффективной подготовки склада МТР к внедрению системы WMS.