Эксперт по внедрению систем управления складом (WMS)

Как отличить систему управления складом (WMS) от системы складского учета

На сегодняшний день в нашей стране количество складов, автоматизированных системами управления складом (WMS), остается довольно невысоким.

 

Это обусловлено многими факторами, в числе которых – определенная степень недоверия к WMS-системам со стороны бизнеса.




Как отличить систему складского учета от системы управления складом (WMS)

Чем отличается система управления складом (WMS) от системы складского учета

В чем отличия систем управления складом (WMS) от систем складского учета

Так получилось, что основная часть разработчиков систем WMS сконцентрирована в Москве. Этим пользуются многие распространители псевдо-WMS в регионах, внедряя свои некачественные продукты и пользуясь часто встречающимся заблуждением, что система управления складом – это только адресное хранение и возможность сканирования штрихового кода. На самом деле обе эти функции легко вмещаются в стандарт системы складского учета, которая по функционалу может быть очень далека от качественной WMS-системы.


В этой статье я расскажу о том, как отличить системы учета от систем WMS, какой базовый функционал должен быть в системе управления складом и каким нормативным актом регламентированы стандарты для систем WMS в России.

Если вы еще не определились, нужна ли вашему складу система управления (WMS), то предлагаю прочесть мою статью «Как определить, нужна ли складу система WMS», а также пройти 5-минутный анонимный тест, который поможет найти ответит на этот вопрос.

1 апреля 2021 года в нашей стране вступил в силу Национальный стандарт ГОСТ Р 59282-2020 «Системы управления складом. Функциональные требования». Иными словами – ГОСТ для систем WMS.
ГОСТ Р 59282-2020 устанавливает функциональные требования к системам управления складом как к классу информационных технологий. Он предназначен для использования при внедрении и эксплуатации систем управления складом и применим ко всем организациям независимо от их размера, формы собственности и вида деятельности.

 

Разработка документа велась более двух лет и я имел честь участвовать в рабочей группе в качестве эксперта. В разработке участвовали как представители сервисных организаций, включая российских и зарубежных разработчиков систем WMS, так и представители крупных компаний, использующих системы управления складом в своей работе.

Таким образом, нами учитывался как передовой опыт, накопленный отечественными организациями, так и лучшая мировая практика по стандартизации складских бизнес-процессов, предлагаемая зарубежными компаниями.

Для понимания разницы между системами WMS и системами учета необходимо знать, что такое системы управления складом, каковы цели их внедрения и какие задачи стоят перед этими системами.


В соответствии с ГОСТом, к системам управления складом (WMS) относятся информационные системы, предназначенные для управления процессами и ресурсами склада (одного или нескольких), включая планирование, распределение и контроль исполнения складских операций, по правилам и алгоритмам, установленным в стандартном функционале конкретной системы либо дополнительно разработанным при ее внедрении и эксплуатации.

 

Целью внедрения системы WMS является эффективное управление процессами и ресурсами склада по правилам и алгоритмам, установленным в функционале конкретной системы, а также настраиваемым при ее внедрении и эксплуатации.


Таким образом, системы управления складом предназначены для автоматизации управления складскими процессами. Следовательно, весь их функционал должен быть направлен именно на работу с бизнес-процессами.

ГОСТ Р 59282-2020 состоит из следующих разделов:


Основные положения:

  • Цель и задачи;
  • Положение систем управления складом в системно-информационной среде;
  • Структурные элементы склада;
  • Основные справочники и данные для системы управления складом;
  • Требования к описанию топологии склада в системе управления;

Функциональные требования:

  • Физические процессы и операции на складе;
  • Сквозные процессы на складе;
  • Основные функции систем управления складом;
  • Дополнительные функции систем управления складом.

В разделе «Основные функции систем управления складом» подробно перечислен тот функционал, который должен присутствовать в стандартной поставке системы WMS. Только при этом условии система будет отвечать требованиям ГОСТа.


Это означает, что стандартная поставка любой системы WMS уже должна содержать в себе не минимальный (как это часто бывает с псевдо-WMS системами), а максимальный набор необходимых функций вне зависимости от того, нужны они конкретному складу или нет. Это требование защищает интересы компаний-пользователей систем WMS. К примеру, разработчик, ознакомившись с функциональными потребностями склада, заявляет, что 40% функционала заложено в стандарт его системы, остальное – отдельно оплачиваемая разработка. То есть, дополнительные затраты и дополнительное время на разработку и тестирование функционала. 


При внедрении системы WMS, которая отвечает требованиям ГОСТа, заказчик сразу получает максимальный функционал. В этом есть большой плюс: даже если на момент внедрения часть функционала не будет использоваться, склад всегда имеет возможность начать его использование в будущем. К примеру, в перспективе появятся новые виды услуг, особые виды товаров или новые виды операций. Достаточно будет включить функционал, настроить, протестировать его и начать использование.

Для определения того, соответствует ли система WMS требованиям Национального стандарта, необходимо пройти процесс валидации. Подробнее процедура описана здесь.

Вернемся к задачам систем WMS и их отличиям от систем складского учета.
ГОСТом установлено, что задачами систем управления складом являются:

  • управление процессами, операциями склада и поступающими заданиями из внешних по отношению к складу источников;
  • управление ресурсами склада (в том числе персоналом, подъемно-транспортным и технологическим оборудованием, участками и местами хранения);
  • мониторинг состояния склада в реальном времени;
  • аналитическая отчетность по ключевым показателям эффективности работы склада;
  • обеспечение складского учета движения и хранения ТМЦ в части регистрации поступления, адресного хранения, отгрузки, списания;
  • формирование необходимой отчетности в части информации, не относящейся к КПЭ;
  • обеспечение складского документооборота.

Для решения перечисленных задач системы WMS должны обладать следующим набором функций:

Интеграция с внешними системами, планирование складских операций и их приоритезация.

Система WMS должна интегрироваться с системой ERP (корпоративной информационной системой) для обмена документами, справочниками и другой информацией. Кроме того, система управления складом в части автоматизации складских процессов должна уметь планировать складские операции, выдавать задачи в соответствии с приоритетами, а также контролировать их выполнение;

Ведение справочников ресурсов, настройка функционала и прав доступа, управление топологией склада, адресное хранение и учет физических характеристик склада.
Из этих функций следует, что в системе WMS поддерживается работа как с внутренними справочниками, так и с теми, которые передаются из системы ERP (КИС). Кроме того, в WMS ведется топология склада и управление адресным хранением (типоразмеры ячеек, физические характеристики, грузоподъемность, весогабаритные характеристики товаров). Также выполняется настройка прав и полномочий пользователей как по части функционала, так и по части физического доступа;

Планирование и контроль статуса выполнения операций.
Система WMS в соответствии с правилами и стратегиями осуществляет планирование складских операций в соответствии с приоритетами, распределяет задачи между исполнителями с учетом приоритета, а также прав и полномочий пользователей, и контролирует статус выполнения задач;

Ведение ключевых показателей эффективности работы, учет операций и использования ресурсов.
WMS поддерживает ведение коэффициентов эффективности и мониторинг качества работы склада в режиме реального времени. Кроме того, она позволяет вести учет выполненных пользователями операций, что может использоваться как для расчета выработки сотрудников и мониторинга качества их работы, так и для биллинга складских услуг;

Управление всеми видами перемещения ТМЦ на складе, настраиваемые стратегии, обеспечение идентификации ТМЦ, ведение справочника ТМЦ со всеми необходимыми данными.
Подразумевается, что при работе в системе WMS исполнитель выполняет задачи системы, но не принимает решение о выполнении операции самостоятельно. В этом и состоит одно из фундаментальных отличий системы управления от системы учета. Система управления складом включает в себя правила и стратегии обработки товаров, используя которые она самостоятельно планирует и контролирует действия исполнителей. В системе учета же исполнитель выполняет складские операции и сообщает системе о том, что он выполнил. Что касается идентификации товаров, то она может выполняться не только посредством сканирования штрихового кода. Применяются также QR-коды, RF-метки, что подразумевает техническую возможность интеграции системы WMS с оборудованием, чего не может обеспечить система складского учета;

Наличие аналитики и системы отчетов с возможностью настройки пользовательских отчетов.
Система управления складом содержит встроенный стандартный функционал отчетов и аналитики, а также поддерживает возможность самостоятельной настройки либо разработки пользовательских отчетов в соответствии с необходимостью;

Обеспечение стандартных и возможность настройки пользовательских печатных форм.
В WMS могут содержаться стандартные печатные формы, которые использует склад, а также поддерживается возможность создания собственных печатных форм, используемых складом. Это могут быть этикетки для маркировки, паллетные ярлыки, упаковочные листы, включая разные печатные формы для разных получателей или разных видов заказов.

Обладают ли системы складского учета таким же набором функций? Давайте сравним (кликните для увеличения):

Здесь перечислены основные, фундаментальные функции систем управления складом. Из сравнения четко видны отличия между системами WMS и системами учета, и если вам предлагают некий продукт, то вы можете использовать эту же таблицу для сравнения функционала и формулирования вопросов поставщику.

Если вам предлагают внедрить систему управления складом, но вы опасаетесь получить некачественный продукт, просто используйте ГОСТ Р 59282-2020, а именно – раздел «Основные функции систем управления складом». Сравните функционал предлагаемой системы с тем перечнем, который указан в Стандарте, и, уверен, вы сможете сделать правильный вывод.


Кроме того, вы можете воспользоваться моими услугами по экспертному сопровождению проекта внедрения WMS:

  • определение необходимого функционала WMS;
  • составление перечня функциональных требований и плана проекта;
  • подготовка запроса предложения (RFP);
  • оценка и сравнение предложений поставщиков WMS;
  • помощь в выборе системы в соответствии с потребностями.

 

Мои контакты можно найти здесь.

Сравнение функций систем