Кейс складов сырья и готовой продукции (косметика).

Как внедрить единую систему WMS на нескольких складах?

Пример из проектной практики: склады сырья и готовой продукции производителя косметики

Как внедрить единую систему WMS на нескольких складах

Система WMS для склада косметической компании: пример проекта внедрения

Общая информация:
У заказчика несколько складов сырья и готовой продукции. Компания занимается производством и продажей косметических средств. Складской учет для всех складов ведется в единой учетной системе (не WMS).
На складе сырья применяется три температурных режима, на складах ГП – два. Все ТМЦ подлежат учету по партии и срокам годности. Поступающее на склад сырье подлежит контролю на качество. ТМЦ обрабатываются в паллетах, коробах, штуках и по весу. На продукцию распространяются требования Государственной системы маркировки «Честный знак».
Отгрузка сырья осуществляется на склад при производстве. Готовая продукция отгружается внешним получателям. Применяется перемещение ГП между собственными складами.

Вопросы, с которыми пришел заказчик:

Как следует изменить бизнес-процессы на складах с учетом того, что они будут работать под управлением системы WMS?
В каком объеме стандартный функционал системы управления складом (WMS) позволит обеспечить функциональные потребности складов с учетом необходимости соблюдения температурных режимов хранения и особенностей обработки сырья и готовой продукции?
Обеспечивает ли WMS одновременное ведение нескольких складов в единой системе без необходимости внедрения отдельного решения на каждом складе?
Как организовать работу проектной команды для обеспечения эффективности проекта внедрения WMS?
Как правильно подойти к вопросу выбора программного обеспечения и какую систему WMS внедрить?

Важные вводные:

На складе сырья частично применяется адресное хранение;
Все склады используют мобильные терминалы сбора данных, интегрированные с действующей учетной системой;
Многие внутрискладские операции не отражаются в информационной системе (контроль качества при приемке, внутренние перемещения) ввиду того, что такого функционала в текущей системе нет;
Планируется внедрение единой системы WMS для всех складов;
Требуется соблюдение системой WMS требований Государственной системы маркировки «Честный знак».

Задачи консультанта:

Изучить бизнес-процессы и порядок взаимодействия действующих складов сырья и ГП с производством и коммерческим блоком;
Разработать такую концепцию автоматизации управления складскими процессами, которая обеспечивала бы использование единого программного решения, но с возможностью функционального разделения складов;
Выполнить моделирование целевых бизнес-процессов для всех складов в условиях применения системы WMS;
Составить перечень функциональных требований к системе управления складом с учетом целевых бизнес-процессов;
Составить запрос предложений на внедрение WMS, выполнить анализ полученных коммерческих предложений, определить их преимущества и недостатки.

Решение:

По итогам изучения бизнес-процессов на складах сырья и готовой продукции мною, согласно стратегии «Эффективное внедрение», были предложены изменения в бизнес-процессах в условиях применения системы WMS. При этом, были приняты во внимание требования по соблюдению температурного режима хранения, контролю качества, а также по маркировке продукции в системе «Честный знак». Отдельное внимание уделено взаимодействию склада с производственным блоком по части маркировки ГП, а также по необходимости взаимодействия складов ГП между собой, в частности, для оперативного перемещения товаров по необходимости.

Для обособленного учета сырья на контроле качества предложено применение такой характеристики, как Вид запаса. Это – стандартный функционал любой полноценной системы WMS, который позволяет не только вести настройки раздельного хранения запасов, но и дает возможность настройки разных правил товародвижений для товарных квантов с разным видом запаса. Этот же функционал позволяет вести учет контроля качества при приемке.

Аналогичные настройки могут применяться и в отношении температурного режима хранения. Для обеспечения таких настроек необходимо на уровне записи товарной позиции (карточка товара, основная запись материала и т.д. в зависимости от используемой системы) вести учет температурного режима.

Тогда система уже на уровне нормативно-справочной информации будет четко «понимать», как работать с товарами, для которых применимы такие ограничения.

Как правило, информация о температурном режиме вносится в запись товарной позиции не в системе WMS, а передается вместе со справочником из ведущей системы посредством интеграции.

Внедрение системы WMS – это не только задача склада.

В проработке целевых бизнес-процессов требуется участие всех смежных структур – коммерческого блока, производства, бухгалтерии, информационно=технической поддержки и я всегда пропагандирую именно такой, комплексный подход.

В описываемом проекте требовалось четкое взаимодействие с производственным блоком. Своевременный и продуктивный диалог с производством позволил существенно упросить работу склада на приемке.

В частности руководство производства и ИТ-блок обеспечили не только маркировку коробов агрегирующими штриховыми кодами уже на производстве, но и передачу в систему WMS данных о коробах, их штриховых кодах и содержимому каждого короба. Эти данные будут передаваться в табличной части заказа на входящую поставку и позволят складу принимать короба по агрегирующим штрихкодам без необходимости вскрытия короба, идентификации каждой единицы, генерирования штрихкода и маркировки коробов на складе. Иными словами, при приемке кладовщик сканирует штрихкод короба и система автоматически «подтягивает» все содержимое этого короба. Остается только визуально проверить вложение (при необходимости) и подтвердить приемку. Аналогичную схему можно применять и к целым паллетам, существенно ускорив приемку на складе.

Это означает, что в WMS требуется возможность настраивать разные правила внутренних товародвижений применительно к складам. Кроме того, сотрудники склада получают доступ только к тому складу, на котором работают, а руководство имеет возможность вести аналитику остатков по всем складам сразу, что позволит своевременно и оперативно организовать переброску готовой продукции между складами в случае необходимости.

У единой концепции, когда на нескольких складах используется единая система WMS, есть ряд преимуществ:

Нет необходимости настройки множества интеграций с учетной системой компании (ERP). Использование же множества разных систем WMS требует настройки такого же количества интеграций и использования аналогичного количества интеграционных шин (промежуточного ПО);
Использование разных систем порождает отсутствие единой ИТ-архитектуры в компании. Разношерстной ИТ-архитектурой управлять всегда сложнее;
Единой системой WMS обеспечивается единый источник достоверной информации об остатках и движениях ТМЦ по складам;
Разные системы WMS, в особенности если это – системы о разных разработчиков, увеличивают зависимость компании и не способствуют развитию внутреннего центра компетенции для обеспечения поддержки и развития системы;
Управлять складами «в едином окне» намного проще, чем переключаться между несколькими программами, удаленными рабочими столами и т.д.

Привлечение консультанта позволило заказчику:

Смоделировать такую концепцию автоматизации управления складскими процессами, которая обеспечивает использование единого программного решения с возможностью функционального разделения складов;
Составить детальный перечень функциональных требований к системе WMS, который позволил не только осуществить объективный выбор системы, но и выполнить мониторинг полноты и соответствия настроенного функционала потребностям склада;
Избежать усложнения ИТ-архитектуры компании посредством внедрения нескольких разных решений;
Обеспечить эффективное управление складскими процессами «в едином окне»;
Обеспечить соблюдение требований Государственной системы маркировки «Честный знак».

На данном проекте было налажено четкое взаимодействие между складами и смежными подразделениями. Применение же стратегии «Эффективное внедрение» позволило заказчику четко сформулировать целевые бизнес-процессы и требования к системе WMS, что позволит минимизировать риски и избежать излишних затрат на проект.

Другой особенностью стала такая концепция автоматизации, при которой подразумевается использование единой системы WMS для всех складов. При этом, требуется функциональное разграничение складов в системе.