Приемка: некоторые типовые проблемы и способы их решения

Работа склада начинается с приемки товара. От того, насколько правильно и грамотно осуществлена приемка, зависит правильность учета товара, обеспечение отгрузок и синхронность данных с учетной системой.

 

Эффективную организацию приемки товара на складе можно разделить на три составляющих:

  1. Своевременное получение информации об ожидаемой поставке, включающей в себя:
  • перечень поступающих товаров;
  • количество поступающих товаров;
  • сроки годности, партии, серийные номера и другие характеристики поступающих товаров (зависит от особенностей товара);
  • планируемый срок поставки;
  • наименование поставщика;
  • тип тары, на которой поступит товар (при наличии данных);
  • информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты, ГТД и т.д.);
  1. Планирование необходимого объема и подходящего типа складских ресурсов и складской техники, которые будут задействованы в приемке товара;
  2. Определение места хранения товара (в процессе либо по факту приемки согласно настроенным стратегиям).

Результаты анализа процессов приемки товара на различных складах, проведённые Координационным советом по логистике, показали наличие одних и тех же типовых ошибок и недочетов в их работе. Эти ошибки оказывают существенное негативное воздействие на приемку товара, приводят к нарушениям бизнес-процессов, трате большого количества времени на приемку, чрезмерное использование складских ресурсов.


Так, ошибки при приемке по количеству и весу сказались в дальнейшей недостаче 3-5% товаров для 60% складов, 2% недостачи для 25% складов и 0,25% недостачи для оставшихся 15% складов.


Кроме того, 70% изученных складов несмотря ни на что принимали до 5% товарных позиций, не соответствовавших заявленному перечню. 60% складов принимали бракованную продукцию как кондиционную и доля такого брака составляла от 0,5% до 8% от всей поставки.


К причинам этих ошибок можно отнести:
•    отсутствие либо неоптимальное планирование ресурсов при приемке товаров;
•    низкую квалификация персонала;
•    несоблюдение либо отсутствие утвержденных регламентов (стандартов) по осуществлению приемки;
•    отсутствие или недостаток в технических возможностях для осуществления эффективной приемки.


При автоматизации склада системой управления необходимо настроить процедуру приемки товаров таким образом, чтобы влияние указанных причин стало минимальным либо было полностью устранено. Для этого, на стадии изучения процессов и составления концепта системы необходимо тщательно проанализировать все проблемы автоматизируемого склада и предусмотреть все возможные варианты приемки, которые необходимы складу в силу особенностей обработки входящих потоков.
Проблему планирования ресурсов, привлекаемых к приемке товара, можно решить при помощи стандартных инструментов WMS (мониторинг, отчеты). Такие инструменты позволят руководителю прогнозировать и планировать ресурсы исходя из текущей нагрузки и планируемых работ.


Проблема низкой квалификации персонала решается комплексно и, как минимум, в двух векторах: с помощью системы и без нее. Ко второму вектору относится повышение квалификации персонала непосредственно силами самой компании, а также обучающие тренинги по использованию внедренной системы WMS (в рамках проекта внедрения системы или после его завершения).


Что касается решения проблемы низкой квалификации сотрудников при помощи WMS, то здесь суть подхода может заключаться в максимальной автоматизации процессов и минимизации количества самостоятельных действий сотрудников. Ведь, как известно, именно расширение возможностей (прав) сотрудников при работе в любой системе управления складом дает больше потенциала для совершения ошибок.


К примеру, возможность ручного ввода серийного номера или партии продукта, включающих в себя большое количество цифр, могут стать причиной ошибки. Проблема решается принудительным сканированием штриховых кодов без возможности ручного ввода данных. Конечно, это допустимо при условии наличия маркировки на принимаемом товаре и к любым таким решениям следует подходить с учетом того, в каком виде товар поступает на склад.


То же самое касается размещения из зоны приемки. Предоставление водителям складского транспорта полномочий по самостоятельному выбору места хранения может привести к ошибкам в размещении и неверному выбору складского места, противоречащего стратегии размещения.


В любом случае, при принятии решения о применении каких-либо ограничений следует учитывать действующие процессы и возможные отклонения от них. Иначе есть риск остановки работы.


Проблема несоблюдения регламентов и стандартов, равно как и проблема отсутствия таковых решаются вне системы WMS. Исключением могут быть процессы, необходимость принудительного выполнения которых можно настроить при помощи системы, не оставив сотрудникам возможности их обхода.


Что касается технических возможностей для осуществления эффективной приемки – решение этой проблемы лежит полностью за рамками системы WMS.

Если решение проблем на приемке требует административного вмешательства, то здесь необходимо правильно рассчитать требуемое количество персонала и предоставить расчеты руководству склада для обоснования изменений в штатном расписании.


Привлечение опытного консультанта поможет решить проблемы Вашего склада. Независимый консультант — это свежий и беспристрастный взгляд, профессиональный подход и лучшая практика в моделировании и оптимизации складских процессов.