В этой статье рассмотрим причины пропажи товаров на складе, автоматизированном системой управления, а также способы поиска потерянного товара и устранение причин пропаж.
Любой современный склад рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда товар, который согласно учетным сведениям должен быть на складе, теряется и не может быть отгружен.
От потери товара не застрахован ни один склад, несмотря на старания по повышению уровня трудовой дисциплины и улучшению качества работы сотрудников. Система автоматизации склада (WMS), бесспорно, минимизирует вероятность потери товара на складе, но не может дать стопроцентной гарантии, что все товары всегда будут находиться именно там, где они числятся согласно системе.
Система WMS сама по себе не может дать сбой в учете товара, особенно когда дело касается адресного хранения. Ведь все, выдаваемые системой задания на перемещение товара, работают в строгом соответствии с настройками, стратегиями и правилами. Если какие-то правила в системе WMS не настроены, то не будет и задания на перемещение товара.
В целом, причины потери товара могут быть разными, но все они, как правило, связаны с ошибками исполнителей:
Потеря товара – это всегда проблема для склада, приводящая к:
Факт потери товара может быть выявлен при нескольких обстоятельствах:
Любая потеря товара на складе влечет за собой расхождения между системами ERP и WMS. Эти расхождения приводят к тому, что товар, который согласно системе ERP есть в наличии, может быть продан клиенту и передан на склад в составе заказа на отгрузку. Склад, в свою очередь, не находит товар. В результате отгрузка становится неполной. Так может происходить несколько раз до тех пор, пока товар не будет удален в ERP из числа доступного.
Именно с этого и следует начинать решать проблему поиска потерянных товаров. Первым делом, необходимо исключить возможность продажи потерянного товара. Для этого, в системе ERP товар необходимо переместить на отдельный склад, другими словами – вывести товар из продажи. Это может быть Склад потерь, Склад недостачи и т.п. Важно не его название, а его назначение. Перемещением товара на склад недостачи должно заниматься уполномоченное на то лицо, к примеру, менеджер-товаровед, сотрудник отдела учета, сотрудник бухгалтерии. В мою бытность руководителем отдела учета, выводом товара из продажи занимался менеджер моего отдела, имеющий на то соответствующие полномочия (как функциональные, так и технические).
Особенности некоторых складов подразумевают максимально быструю реакцию на пропажу товара и быстрый его вывод из продажи. Это особо актуально для складов интернет-магазинов. При реализации консалтингового проекта для склада «Ашан E-Commerce» я обратил внимание на то, что при потере товара на складе (оперативная инвентаризация в «минус») система WMS моментально передает информацию в ERP и товар становится недоступным не только в ERP-системе, но и уменьшается его доступное количество даже на сайте. Такой обмен информацией и корректировка остатков происходит в течение пары минут и этот подход практически исключает неполную отгрузку.
Итак, потерянный товар необходимо вывести из продажи. Далее, склад должен предпринять меры по поиску потерянного товара. На крупных складах с большим товарооборотом поиском потерянного товара занимаются отдельные сотрудники с большим опытом работы, как минимум знающие, как искомый товар выглядит.
Организация поиска начинается с формирования отчета об остатках потерянного товара на складе (если потерян не весь его запас и остатки есть) и отчета о его движении. Отчет о движении формируется за произвольный отрезок времени, как правило, за сутки или несколько дней (при небольшой оборачиваемости). В отчет о движениях должны войти все возможные виды движений товара на складе, включая перемещения, пополнения, инвентаризацию и даже отгрузку. После формирования отчета сотрудник, занимающийся поиском товара, проходит все ячейки хранения, в которых происходило движение товара, и осуществляет физическую сверку того, что видит с тем, что числится по системе.
Помимо ячеек хранения, проверять следует также все буферные ячейки, ворота, вспомогательные складские места, в которых происходило движение товара.
Для недопущения недогрузов и упрощения процедуры поиска проблемный товар может быть временно заблокирован от движений. Если товар не заблокирован, то остатки лучше сверять не по распечатанному отчету с данными, а при помощи радиотерминала, т.к. такой алгоритм показывает остатки в режиме реального времени. Хороший вариант – поиск по радиотерминалу и с распечатанным отчетом в руках. В этом случае сотрудник сможет делать на листе отметки по факту прохождения ячеек.
При сверке остатков товара в ячейках необходимо одновременно визуально проверять соседние ячейки (см. выше причины потери товара). Часто случается так, что пропажа обнаруживается в соседних ячейках хранения. В таком случае, товар достаточно переместить в ту ячейку, в которой он числится и при необходимости провести операцию инвентаризации.
Если сверка остатков и поиск товара в соседних ячейках не привели к нахождению товара, то следующей мерой может быть визуальный поиск товара по всем местам хранения. Это займет больше времени и ресурсов, особенно если на складе используются высотные стеллажи, т.к. визуальный поиск товара по всем местам хранения подразумевает поиск по всем ярусам с использованием складской техники.
Хорошим методом поиска потерь является также поиск в ячейках со схожим товаром. К примеру, обои одной и той же длины могут храниться в одинаковых коробах, у которых отличается только маркировка. Товароведы на складах, как правило, знают, какие товары могут быть схожи между собой. Организация поиска в ячейках со схожим товаром должна также начинаться с отчета о текущих остатках.
При нахождении потерянного товара, в отношение него следует провести операцию инвентаризации, в результате которой он появится на остатках в ячейке хранения. При этом следует помнить, что дельта по инвентаризациям должна быть равна нулю. То есть, если мы нашли коробку и «прописали» ее в конкретной ячейке, она должна быть удалена в той ячейке, в которой числилась ранее и не была обнаружена.
Допустим:
После того, как потерянный товар был обнаружен, следует привести остатки в ERP и WMS к общему показателю, а именно, переместить ранее выведенный из продажи товар на основной склад, с которого он может быть продан.
Если потеря не найдена, то товар останется в ERP на складе недостачи до тех пор, пока не будет проведена плановая инвентаризация и последующая сверка. Если товар будет найден, то он также подлежит перемещению на основной склад. Если нет – то, как правило, потеря будет списана за счет склада.
Вернемся к причинам потери товара, изложенным вначале данной статьи, и рассмотрим меры, которые помогут минимизировать потери товара.
Завершая статью, хотелось сказать о еще одном неплохом методе, который существенно упрощает поиск товара, точнее – сужает круг поиска. Этот метод – зонирование склада. Есть склады, где зонирование неизбежно в силу правил совместимости товаров либо требований по температурно-влажностному режиму. Но любая WMS-система позволяет зонировать склад для организации хранения товаров. К примеру, на складе хранятся продукты питания в одном температурном и влажностном режиме. Организацию хранения можно устроить таким образом, чтобы в конкретном ряду или группе ячеек хранились товары определенной группы. К примеру, стеллаж № 1 – молочные продукты, 3-ярус – сыры, четные ряды – консервы и т.д. При такой организации хранения поиск потерянного товара существенно упростится отдельно взятой складской зоной.
Следует помнить, что создание алгоритма поиска товара для каждого склада имеет свои индивидуальные особенности. Система WMS, к сожалению, не способна полностью избавить от ошибок исполнителей, но способна существенно их минимизировать и облегчить их решение.