Решение проблемы потери товаров на складе, автоматизированном системой WMS

Причины пропажи товаров на складе, автоматизированном системой управления. Способы поиска потерянного товара и устранение причин пропаж.

 

Любой современный склад рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда товар, который согласно учетным сведениям должен быть на складе, теряется и не может быть отгружен.


От потери товара не застрахован ни один склад, несмотря на старания по повышению уровня трудовой дисциплины и улучшению качества работы сотрудников. Система автоматизации склада (WMS), бесспорно, минимизирует вероятность потери товара на складе, но не может дать стопроцентной гарантии, что все товары всегда будут находиться именно там, где они числятся согласно системе.


Система WMS сама по себе не может дать сбой в учете товара, особенно когда дело касается адресного хранения. Ведь все, выдаваемые системой задания на перемещение товара, работают в строгом соответствии с настройками, стратегиями и правилами. Если какие-то правила в системе WMS не настроены, то не будет и задания на перемещение товара.


В целом, причины потери товара могут быть разными, но все они, как правило, связаны с ошибками исполнителей:

  1. неверное размещение товара: товар размещен не в ту ячейку, в которую планировала система (ошибка в выполнении задания системы);
  2. несистемные действия сотрудников: товар переложен из одной ячейки хранения в другую без задания системы и без сканирования (мотивы могут быть разными, к примеру, комплектовщик по каким-то причинам хотел достать коробку из глубины ячейки и просто переложил мешающие ему коробки в соседнюю ячейку, а затем не вернул их на место и т.д.);
  3. при комплектации отобрано больше товара, чем в задании;
  4. при перемещении товара из ячейки в ячейку система дает задание на перемещение одного количества, а по факту перекладывается другое;
  5. неверное размещение паллеты после отбора товара: паллета снята с места хранения, отобрано нужное количество товара, паллета не возвращена в то же место, а по ошибке размещена в другом свободном месте на стеллаже (правее, левее, выше, ниже исходной ячейки);
  6. товар банально упал с одного яруса на другой (часто случается с коробами).


Потеря товара – это всегда проблема для склада, приводящая к:

  • неполной комплектации и отгрузке заказов;
  • проблемам с контрагентами по поводу неполных отгрузок;
  • возникновению напряженности между складом и коммерческим блоком по поводу неполных отгрузок;
  • невозможности составить комплекты (если теряются комплектующие);
  • недостаче товаров и материальной ответственности склада.


Факт потери товара может быть выявлен при нескольких обстоятельствах:

  • во время комплектации заказа;
  • при выполнении внутреннего перемещении или пополнения;
  • при внутренней (текущей) инвентаризации;
  • при текущей сверке остатков между ERP и WMS.


Любая потеря товара на складе влечет за собой расхождения между системами ERP и WMS. Эти расхождения приводят к тому, что товар, который согласно системе ERP есть в наличии, может быть продан клиенту и передан на склад в составе заказа на отгрузку. Склад, в свою очередь, не находит товар. В результате отгрузка становится неполной. Так может происходить несколько раз до тех пор, пока товар не будет удален в ERP из числа доступного.


Именно с этого и следует начинать решать проблему поиска потерянных товаров. Первым делом, необходимо исключить возможность продажи потерянного товара. Для этого, в системе ERP товар необходимо переместить на отдельный склад, другими словами – вывести товар из продажи. Это может быть Склад потерь, Склад недостачи и т.п. Важно не его название, а его назначение. Перемещением товара на склад недостачи должно заниматься уполномоченное на то лицо, к примеру, менеджер-товаровед, сотрудник отдела учета, сотрудник бухгалтерии. В мою бытность руководителем отдела учета, выводом товара из продажи занимался менеджер моего отдела, имеющий на то соответствующие полномочия (как функциональные, так и технические).


Особенности некоторых складов подразумевают максимально быструю реакцию на пропажу товара и быстрый его вывод из продажи. Это особо актуально для складов интернет-магазинов. При реализации консалтингового проекта для склада «Ашан E-Commerce» я обратил внимание на то, что при потере товара на складе (оперативная инвентаризация в «минус») система WMS моментально передает информацию в ERP и товар становится недоступным не только в ERP-системе, но и уменьшается его доступное количество даже на сайте. Такой обмен информацией и корректировка остатков происходит в течение пары минут и этот подход практически исключает неполную отгрузку.


Итак, потерянный товар необходимо вывести из продажи. Далее, склад должен предпринять меры по поиску потерянного товара. На крупных складах с большим товарооборотом поиском потерянного товара занимаются отдельные сотрудники с большим опытом работы, как минимум знающие, как искомый товар выглядит.


Организация поиска начинается с формирования отчета об остатках потерянного товара на складе (если потерян не весь его запас и остатки есть) и отчета о его движении. Отчет о движении формируется за произвольный отрезок времени, как правило, за сутки или несколько дней (при небольшой оборачиваемости). В отчет о движениях должны войти все возможные виды движений товара на складе, включая перемещения, пополнения, инвентаризацию и даже отгрузку. После формирования отчета сотрудник, занимающийся поиском товара, проходит все ячейки хранения, в которых происходило движение товара, и осуществляет физическую сверку того, что видит с тем, что числится по системе.


Помимо ячеек хранения, проверять следует также все буферные ячейки, ворота, вспомогательные складские места, в которых происходило движение товара.


Для недопущения недогрузов и упрощения процедуры поиска проблемный товар может быть временно заблокирован от движений. Если товар не заблокирован, то остатки лучше сверять не по распечатанному отчету с данными, а при помощи радиотерминала, т.к. такой алгоритм показывает остатки в режиме реального времени. Хороший вариант – поиск по радиотерминалу и с распечатанным отчетом в руках. В этом случае сотрудник сможет делать на листе отметки по факту прохождения ячеек.


При сверке остатков товара в ячейках необходимо одновременно визуально проверять соседние ячейки (см. выше причины потери товара). Часто случается так, что пропажа обнаруживается в соседних ячейках хранения. В таком случае, товар достаточно переместить в ту ячейку, в которой он числится и при необходимости провести операцию инвентаризации.


Если сверка остатков и поиск товара в соседних ячейках не привели к нахождению товара, то следующей мерой может быть визуальный поиск товара по всем местам хранения. Это займет больше времени и ресурсов, особенно если на складе используются высотные стеллажи, т.к. визуальный поиск товара по всем местам хранения подразумевает поиск по всем ярусам с использованием складской техники.


Хорошим методом поиска потерь является также поиск в ячейках со схожим товаром. К примеру, обои одной и той же длины могут храниться в одинаковых коробах, у которых отличается только маркировка. Товароведы на складах, как правило, знают, какие товары могут быть схожи между собой. Организация поиска в ячейках со схожим товаром должна также начинаться с отчета о текущих остатках.


При нахождении потерянного товара, в отношение него следует провести операцию инвентаризации, в результате которой он появится на остатках в ячейке хранения. При этом следует помнить, что дельта по инвентаризациям должна быть равна нулю. То есть, если мы нашли коробку и «прописали» ее в конкретной ячейке, она должна быть удалена в той ячейке, в которой числилась ранее и не была обнаружена.


Допустим:

  • артикул 101-110 числится в ячейке 01-02-03 в количестве 12 коробов;
  • 01-02-03 – это первый стеллаж, вторая стойка (колонна), третий ярус;
  • комплектовщик при сборке заказа нашел 11 коробов вместо 12-ти;
  • комплектовщик отобрал 11 коробов, о чем сообщил системе;
  • один короб остался числиться в 01-02-03;
  • короб найден в ячейке 01-02-02, т.е. на ярус ниже;
  • короб «прописан» в ячейке 01-02-02;
  • короб одновременно удален из ячейки 01-02-03;
  • дельта по инвентаризациям равна нулю (01-02-02 плюс короб, 01-02-03 минус короб).


После того, как потерянный товар был обнаружен, следует привести остатки в ERP и WMS к общему показателю, а именно, переместить ранее выведенный из продажи товар на основной склад, с которого он может быть продан.


Если потеря не найдена, то товар останется в ERP на складе недостачи до тех пор, пока не будет проведена плановая инвентаризация и последующая сверка. Если товар будет найден, то он также подлежит перемещению на основной склад. Если нет – то, как правило, потеря будет списана за счет склада.


Вернемся к причинам потери товара, изложенным вначале данной статьи, и рассмотрим меры, которые помогут минимизировать потери товара.

 

  1. Неверное размещение товара или неверное выполнение заданий системы. Эта проблема решается настройками в WMS. Необходимо организовать алгоритм работы таким образом, чтобы сотрудники при перемещении товаров сканировали штриховой код ячейки-получателя, а не просто подтверждали ее на экране терминала. При этом, если сотрудник просканировал неверную ячейку, система должна выдавать сообщение об ошибке;
  2. С несистемными действиями сотрудников необходимо бороться административно. В системе WMS всегда остаются сведения о том, кто последний работал с ячейкой. Если имело место перекладывание товара, то отчет по операциям в отношении конкретной ячейки покажет того, кто работал в ней последним. Многие современные склады оснащены системами видеонаблюдения, что существенно упрощает поиск недобросовестных сотрудников;
  3. Ошибку при комплектации можно также решить необходимостью сканирования отбираемого товара. На одном из складов, где мне довелось работать, нами внедрена система, когда сотрудник при отборе товара сканировал каждый отбираемый короб, который он брал из ячейки и складывал на поддон. Это почти не сказалось на скорости отбора, зато практически исключило отбор неверного количества и неверного товара (особенно актуально для складов, где используются миксованные ячейки пикинга, такие, в которых одновременно хранятся разные артикула);
  4. Перекладывание неверного количества товара вопреки заданию системы решается так же, как и предыдущая проблема: сканированием каждого перекладываемого короба. Можно даже исключить возможность ручного ввода перемещаемого количества с экрана радиотерминала, вынудив сотрудника сканировать каждый короб. Такой метод может привести к тому, что сотрудники при перемещении нескольких коробов одного артикула будут нужное количество раз сканировать один и тот же короб. Но и эта проблема решаема (см. решение проблемы № 2);
  5. Случай неверного размещения паллеты после отбора товара можно также отнести к несистемным действиям. Решать проблему можно как административно, так и технически. На одном из складов я принимал участие в тестировании новой операции, которую условно назвали «подача». Заключалась она в том, что при съеме паллеты с верхних ярусов для подбора необходимого количества товара, водитель высотного штабелера сканировал штриховой код ячейки, с которой производился съем паллеты, причем делал это дважды: при съеме и при возврате паллеты в место хранения. Это не только повысило бдительность водителей, но и позволило отслеживать исполнителей, работавших с ячейкой, а также производить подсчет выполненных за смену операций «подача» по каждому водителю штабелера;
  6. Падение товара с яруса на ярус решается простым установлением сетки на стеллаже. Можно использовать даже обычную сетку-рабицу, натянутую по обеим сторонам и позади ячейки.


Завершая статью, хотелось сказать о еще одном неплохом методе, который существенно упрощает поиск товара, точнее – сужает круг поиска. Этот метод – зонирование склада. Есть склады, где зонирование неизбежно в силу правил совместимости товаров либо требований по температурно-влажностному режиму. Но любая WMS-система позволяет зонировать склад для организации хранения товаров. К примеру, на складе хранятся продукты питания в одном температурном и влажностном режиме. Организацию хранения можно устроить таким образом, чтобы в конкретном ряду или группе ячеек хранились товары определенной группы. К примеру, стеллаж № 1 – молочные продукты, 3-ярус – сыры, четные ряды – консервы и т.д. При такой организации хранения поиск потерянного товара существенно упростится отдельно взятой складской зоной.


Следует помнить, что создание алгоритма поиска товара для каждого склада имеет свои индивидуальные особенности. Система WMS, к сожалению, не способна полностью избавить от ошибок исполнителей, но способна существенно их минимизировать и облегчить их решение.


Привлечение опытного консультанта поможет решить проблемы Вашего склада. Независимый консультант — это свежий и беспристрастный взгляд, профессиональный подход и лучшая практика в моделировании и оптимизации складских процессов.