Некоторые особенности работы с товарами, имеющими ограниченный срок годности

Комплектация и отгрузка товаров с ограниченным сроком годности, учет требований получателя и интересов отправителя.

 

Любые товары, имеющие ограниченный срок годности, требуют особого подхода к организации их транспортировки и хранения. Склады, на которых хранятся такие товары, нуждаются в качественной системе автоматизации – WMS – и четко налаженной процедуре комплектации заказов с учетом остаточных сроков годности товаров.


Особо актуальной данная проблема становится для складов с продуктами питания, фармацевтикой. Усложняет ситуацию то, что многие продукты питания имеют сравнительно короткий срок годности, порой исчисляемый несколькими днями. Но и это еще не все. Дополнительных требований к работе склада добавляет также необходимость соблюдения температурного режима хранения и перевозки продуктов.


Эти факторы по умолчанию влияют на особенности организации работы с товарами, имеющими ограниченный срок годности, и требуют слаженности в работе склада, коммерческого отдела и логистов.


При отгрузке товаров с ограниченным сроком годности поставщик и склад сталкиваются с таким понятием, как остаточный срок годности (ОСГ). Как правило, для определенных товаров существует конкретный порог по ОСГ, допускающий отгрузку товара. Этот порог может исчисляться в днях, неделях, процентах. На мой взгляд, самым удобным является указание порога в процентах. Таким образом, если ОСГ конкретного товара ниже разрешенного порога, то он либо не отгружается, либо продается со скидками во избежание убытков. Отслеживание товаров с истекающим и истекшим ОСГ решается созданием в WMS простого отчета по остаткам с указанием ОСГ в процентах.


Итак, представим, что в системе WMS по каждому конкретному товару настроен минимальный порог ОСГ в процентах, разрешающий отгрузку товара. Эти настройки делаются в карточке товара (основной записи материала, и т.д.) и являются постоянными. Если товар имеет ОСГ ниже разрешенного порога, то система игнорирует его и не выдает задание на его подбор (комплектацию). 


При составлении технического задания на концепт системы WMS можно указать необходимость сделать эти настройки обязательными. В таком случае, склад будет всегда иметь информацию по минимальному ОСГ для каждого артикула с ограниченным сроком годности. В идеале иметь аналогичную настройку в ERP и передавать информацию о разрешенном пороге ОСГ из ERP в WMS, т.к. решение о пороге срока годности для товаров должен принимать не склад, а отдел закупок либо отдел продаж.


Как показывает практика, наличие настроек по минимальному порогу ОСГ в системах не всегда является решением проблемы отгрузки товара с допустимым сроком годности. Точнее, она решает одну часть проблемы – исключение просроченных товаров из отгрузки – но в то же время может породить и другую сложность.


Дело в том, что разные покупатели могут предъявлять разные требования к остаточному сроку годности отгружаемых складом товаров. Вместе с тем, поставщик может объявить акцию и продавать товары с ОСГ ниже регламентированного. Также отдел продаж может менять ценовую политику на один и тот же товар, имеющий разные остаточные сроки годности.


Как обеспечить комплектацию и отгрузку заказов с товарами, остаточный срок годности которых ниже разрешенного к отгрузке?
Можно найти несколько вариантов для решения данной проблемы, но любой из разумных подходов может потребовать некоторых доработок в системах ERP и WMS и их тщательного тестирования. Автоматизируемым системой WMS складам, на которых хранятся товары с ограниченным сроком годности, я рекомендую заранее предусмотреть возможность отгрузки товара с ОСГ ниже регламентированного и изначально заложить эти доработки в проект по внедрению WMS.


Расскажу о решении этой проблемы на примере одного из своих проектов.
Мы имеем склад, на котором хранятся товары с ограниченным сроком годности. Применяется также учет по партиям, но в данном случае он не влияет на решение проблемы и не усугубляет ее. Каждый артикул имеет конкретный порог ОСГ, исчисляемый в процентах. Допустимый к отгрузке порог ОСГ указан на уровне карточки товара и является постоянным. Информация о пороге ОСГ заполняется на стороне ERP и передается в WMS.


Стратегия комплектации заказов настроена по принципу FEFO. Таким образом, если конкретный артикул представлен на складе в нескольких разных ОСГ, превышающих минимально допустимый порог, то первым система комплектует минимальный ОСГ. К примеру, на складе хранится сыр артикула 1234, время жизни (shelf-life) которого составляет 30 дней. Минимальный порог ОСГ для отгрузки сыра – 80%, т.е. 24 дня. Следовательно, если ОСГ сыра ниже 24 дней, он не попадает в комплектацию. В определенный момент на складе имеется сыр артикула 1234 с разными ОСГ: 25 дней, 27 дней и 28 дней. При получении заказа на отгрузку и планировании комплектации срабатывает принцип FEFO, и система планирует сначала товар с ОСГ 25 дней, затем – 27 дней и лишь потом 28 дней.


Теперь, представим ситуацию, когда отдел продаж объявил акцию и планирует продать сыр артикула 1234, ОСГ которого ниже порога, т.е. ниже регламентированных 24 дней. Исходя из наших настроек, система WMS не будет планировать комплектацию товара, т.к. заказанный ОСГ ниже 80%, что противоречит правилам. Казалось, такой товар никогда не отгрузится, если только не запустить планирование заказа вручную и не принудить систему к его выполнению. Но, раз уж мы говорим об автоматизации процессов, то решение этой проблемы должно быть также автоматизированным.


Для отгрузки товаров с ОСГ ниже допустимого порога были сделаны небольшие доработки. Так, в системе ERP в документе Заказ на отгрузку (Заявка на исходящую поставку, Заявка на отгрузку – в разных WMS может иметь разные названия) было добавлено дополнительное поле – «Процент ОСГ». Это поле применялось к каждой строке заказа, т.е. к каждому заказываемому артикулу. Заполнение этого поля было сделано необязательным. Аналогичное поле было добавлено в документ заказа на стороне WMS. Была настроена интеграция, то есть была обеспечена передача этого поля в обмене между ERP и WMS.


Вместе с тем, в WMS было настроено правило, согласно которому пустое поле «Процент ОСГ» в заказе подразумевало под собой обработку заказа по умолчанию, т.е. с использованием правил ОСГ, указанных в карточке товара (минимального порога ОСГ). В том случае, если поле «Процент ОСГ» было заполнено, система считала его приоритетным и обрабатывала заказ в соответствии с этим значением.


Пример. Возьмем все тот же сыр артикула 1234 со сроком жизни 30 дней. На складе этот сыр представлен несколькими ОСГ: 15 дней, 25 дней и 28 дней. Как видим, один из сроков – ниже порога в 80%. Это – срок в 15 дней. При получении заказа без заполненного поля «Процент ОСГ» система WMS обработает заказ по принципу FEFO, как это описано выше. Но менеджер продал сыр и хочет, чтобы склад его отгрузил. Для этого, при формировании заказа менеджер указывает в строке с артикулом 1234 в поле «Процент ОСГ» цифру 40. Это означает, что склад может отгрузить сыр 1234 с ОСГ не ниже 40%. Запас в 10 процентов взят для того, чтобы в том случае, если после комплектации заказа и до его отгрузки пройдет более одного дня, система при отгрузке не считала бы товар просроченным, т.к. пока скомплектованный товар стоит на складе, его срок годности также истекает. В данном случае запас в 10% – это три дня (при сроке жизни товара в 30 дней).


Далее, заказ попадает в систему WMS. При его обработке в WMS срабатывает правило, согласно которому заполненное в заказе поле «Процент ОСГ» является приоритетным. Так система допускает к комплектации сыр с процентом ОСГ до 40. Далее срабатывает наше правило FEFO и в комплектацию первым попадает сыр с ОСГ 15 дней, что нам и нужно.


При таком подходе к решению проблемы отдел продаж имеет возможность заказывать в рамках одного заказа один и тот же артикул с разными ОСГ, что делает работу коммерческого блока гибче и в то же время помогает складу удовлетворить потребности компании и отгрузить товар до того, как он будет просрочен.


Это – лишь один из вариантов решения проблемы отгрузки товаров с ограниченным сроком годности. Каждый товар имеет свои особенности обработки, которые должны учитываться при работе с ним.


Привлечение опытного консультанта поможет решить проблемы Вашего склада. Независимый консультант — это свежий и беспристрастный взгляд, профессиональный подход и лучшая практика в моделировании и оптимизации складских процессов.