Актуализация справочника номенклатуры при реализации проекта по внедрению WMS

Правильное ведение справочников - одно из слабых мест в системе учета любой компании. Использование неактуальных справочников может привести к ошибкам в работе системы WMS.

 

Одной из важных задач в оптимизации работы склада в рамках проекта по его автоматизации является приведение справочников в актуальное состояние.


Справочники можно условно разделить на два типа:

  1. создаваемые в ERP или других системах, интегрированных с системой управления складом, и выгружаемые в нее;
  2. создаваемые непосредственно внутри системы управления складом. Эти справочники могут быть как внутренними, т.е., используемыми только в WMS, так и передаваемыми в другие интегрированные системы.

 

Актуализация справочников, выгружаемых в систему управления складом, должна вестись параллельно с настройками самой WMS. Вместе с тем, составление рекомендаций или технического задания на актуализацию этих справочников лучше начинать вместе с составлением концепта самой WMS. Ведь настраивать интеграцию с неоптимальными или некорректными справочниками в ERP не только сложно, но и неверно с точки зрения моделирования бизнес-процессов. К примеру, основная запись материала (карточка товара) в системе ERP, не содержащая необходимых свойств продукта, не будет правильно загружена в WMS, что, в свою очередь, приведет к ошибкам в стратегиях обработки и хранения товара, расхождениям между документами и даже невозможности обработки входящих и исходящих поставок.

 

В этой статье рассмотрим справочник товаров и работу с ним в рамках проекта по автоматизации склада системой WMS.

 

Справочник номенклатуры (справочник товаров) относится к тому типу, которые выгружаются в систему управления складом из ERP. Следовательно, перед тем, как начать составление концепта системы и схемы интеграции WMS и ERP, следует изучить этот справочник в ERP.

 

Подразумевается, что после первичного обследования склада у нас уже есть общее представление о том, как должна работать WMS, какие процессы и стратегии в ней необходимо настраивать. Следовательно, консультант должен понимать, какие параметры и свойства продукта необходимо передавать в WMS для обеспечения настроек правил обработки товаров.

 

Во-первых, справочник номенклатуры должен быть иерархически структурирован. WMS копирует тот справочник и ту структуру, которые ведутся в ERP. Следовательно, отсутствие или неполнота структуры могут привести к следующим проблемам в WMS:

  • невозможности определения типа товара, товарной группы, т.е. иерархической принадлежности товара;
  • сложности в определении правил обработки товара.

Данная проблема становится особо актуальной в случаях заведения в ERP новых товарных позиций с неопределенной структурной принадлежностью.

В процессе изучения необходимо обратить внимание и на следующие моменты:

  • наличие в справочнике тех товарных позиций, которые не отнесены к какой-либо товарной группе;
  • дублирование наименований при разных кодах товара (ID).

 

Во-вторых, в справочнике должны присутствовать только актуальные товарные позиции. Устаревшие или ошибочно заведенные товары не должны попадать в WMS, т.к. их присутствие в системе управления складом может негативно сказаться не только на размерах справочника, но и на аналитической работе (к примеру, при составлении отчета о товарах, по которым нет движения, т.е. по невостребованным товарным позициям).


На одном из проектов по оптимизации складской логистики я столкнулся с тем, что справочник номенклатуры в системе WMS состоял почти из 200 тысяч позиций, активными из которых были 60 тысяч, то есть, менее трети. Это приводило не только к длительному формированию отчетов, но и к тому, что все неактуальные позиции периодически попадали в отчет по неотгружаемым товарам, негативно сказываясь на статистике

 

В-третьих, в ERP часто заводятся товары и услуги, которые могут не иметь отношения к складской логистике компании, но их ведение необходимо для другой деятельности, к примеру, для деятельности по обеспечению нужд самой компании. Это могут быть расходные материалы, услуги и т.д. Эти записи могут увеличить размер справочника номенклатуры в WMS. Кроме того, попадание таких товаров и услуг в WMS может потребовать дополнительных настроек в системе, направленных на то, чтобы она не учитывала их в отчетах и аналитике.

 

В-четвертых, ERP должна поддерживать все свойства товара, необходимые для правильной настройки WMS. К примеру, если склад принимает и отгружает товар по партиям и в WMS будет вестись учет по партиям, то аналогичное свойство и учет должны быть и в ERP. То же самое касается и учета по срокам годности. При этом, соответствующие поля в карточке товара (основной записи материала) в обеих системах должны не только присутствовать, но и быть взаимно интегрированными для обеспечения корректного обмена данными. К примеру, если в ERP товар обозначен, как импортный, то соответствующее свойство должно быть заведено и заполнено в WMS, т.к. оно может влиять как на процедуру приемки, так и на правила хранения товара.


Здесь следует помнить, в WMS товар может иметь и ряд других параметров, которые не нужно вести в ERP и, тем более, передавать в нее. Это могут быть правила совместимости (если только они не касаются совместимости товаров в транспортном средстве), отнесение товара к определенной зоне хранения на складе (за исключением класса опасности товара и температурно-влажностного режима) и пр. То есть, это те свойства, которые влияют только на внутрискладские процессы и стратегии размещения, хранения и комплектации товара.

 

В-пятых, штриховой код товара в обеих системах должен быть аналогичен. Как правило, штрихкод заводится в ERP, куда, в свою очередь, вносится подразделением закупок в соответствии с информацией, полученной от производителя. В отдельных случаях, можно настроить и передачу данных о штрихкоде и из WMS в ERP. Но здесь есть риск того, что товар, поступивший на склад с неверной маркировкой производителя, может получить новый штриховой код в WMS, который будет отправлен в ERP.

 

В-шестых, ведение единиц измерения товара. Даже если ERP не пользуется определенной единицей измерения, но она нужна для работы WMS, зачастую целесообразно завести ее в обеих системах. Это позволит осуществлять корректный перерасчет одних единиц измерения в другие (штуки в килограммы и т.д.).


Сюда же можно отнести и типоразмеры коробов, в которых поступает продукт. Некоторые производители могут менять типоразмеры своих коробов, что, в свою очередь, влияет на их вложенность. Если производитель, с которым работает компания, практикует такие изменения, то они должны отражаться в ERP. Игнорирование этих изменений обязательно приведет к ошибкам в приемке товара, его комплектации и отгрузке.

 
Например, продукт 0001 поступает в коробах со вложенностью 10 шт. Штриховой код на коробе заведен в WMS и при его сканировании система считает, что принят один короб, т.е. 10 штук. Производитель изменил тип короба, оставив прежний штрихкод, но поменяв вложенность на 12. Если эти изменения не отразить в ERP и не передать в WMS, то при приемке на склад и сканировании штрихкода короба система посчитает 10 шт., а не 12. Это приведет к расхождениям между плановым и фактическим количеством товара в поставке.


Поэтому, в случае изменения типа короба и его вложенности следует завести новый тип короба в ERP (не редактировать старый!) и передать его в WMS посредством интеграции. Кроме того, на этот короб следует завести новый штриховой код во избежание ошибок в работе с тем товарным стоком, который еще есть на складе в коробах старого типа.

 

Здесь перечислены основные моменты, на которые следует обращать внимание при актуализации справочника товаров. Особенности конкретных проектов могут требовать оптимизации и других свойств справочника, но, в любом случае, его актуализация на начальных этапах проекта автоматизации позволит избежать ряда проблем в будущем, особенно в период настройки интеграции между ERP и WMS.

 

Привлечение опытного консультанта поможет решить проблемы Вашего склада. Независимый консультант — это свежий и беспристрастный взгляд, профессиональный подход и лучшая практика в моделировании и оптимизации складских процессов.